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新农村建设中自然资源档案信息化管理的探讨

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随着国民经济和信息网络技术的发展,许多领域都利用信息化技术进行管理和运行,提高了工作效率,减轻了人员的劳动量。而在档案管理工作中应用信息化技术,是档案管理事业发展的必然趋势,也是档案管理工作性质所决定的。自然资源档案是国家档案事业体系中的重要组成部分,担负着所辖区域自然资源档案信息资料的收集、整理、保管和利用等工作,通过信息化技术的引进,必将为自然资源档案管理事业带来新的发展机遇本文针对新农村建设中自然资源档案信息化管理进行了有益探讨。

1、自然资源档案信息化管理现状

1人力物力投入不够

1在一些自然资源档案管理单位,档案信息化管理并没有得到应有的重视。对信息化管理的投入比较少,也没有配备信息化管理的专业人员,很少购入信息化管理的配套设备,无法满足信息化管理工作的需求。即使有的单位购入了计算机、扫描仪等设备,但忽视了信息化管理对软件的需要,无法使硬件设备更好地融入信息化网络之中。而且由于缺少专业人才,使一些信息化设备不能熟练应用,许多工作仍然需要通过手工劳动才能完成,并未真正实现档案的信息化管理。

(2)       档案利用效率比较

许多档案管理单位只重视业务工作,以保证档案妥善保管,不丢失、不损坏为宗旨,而忽视了对档案资料的利用,使档案的价值没有得到应有的体现。在档案信息数据共享平台建立过程中,由于认识不高,投资不足,共享平台的建设比较滞后,影响了档案信息化管理的进程,同时对档案信息的充分利用也产生了不利影响。

(3)       长效管理机制不健全

由于档案信息化管理起步较晚,在很多单位都未建立完善长效的管理机制,档案管理观念陈旧,管理方法还未从传统模式中解脱出来。缺少健全的管理制度,使档案信息化管理存在漏洞和缺失,使档案信息的利用存在安全隐患和泄密的风险。

(4)       档案信息的查阅利用效率不高

由于信息化管理的配套设备不完善,软硬件设备不配套,使信息化技术的高效率未能得到充分的体现,再加上信息化管理工作人员技术素质较低,对设备操作不熟练,因此,对档案信息的查阅和利用产生不良影响。而且,大量纸质文档的电子化转换工作量比较大,未能及时完成,也影响了档案信息的查阅和利用效率。

2、自然资源档案信息化管理应采取的措施

1创新档案信息管理的服务模式

自然资源档案信息化管理,应充分依托政府信息平台,搭建起符合当地档案信息化管理实际,有利于更好地管理档案信息、为社会提供优质服务的信息化共享平台。平台搭建完成后,要有选择地上传自然资源档案信息,以实现资源共享,为社会各界提供准确、详实的自然资源档案信息。之所以要有选择地提供,是因为一些档案信息属于涉密资料,不便于在公共平台上公开,如果确实需要,在资质完备的情况下,可以通过办理解密手续,实现查阅和利用。信息共享平台应建立检索和查阅目录,方便对档案信息的管理和利用。涉密档案管理要强调安全性,建立安全管理规章制度,采取稳妥有效的管理措施,确保档案信息安全。要加快纸质档案资料的电子化转换,真正实现档案管理的信息化,以适应档案信息化管理的需求。要不断创造条件,向社会提供更多有利用价值的档案信息,提升自然资源档案的利用价值。

(2)       建立健全档案信息化管理制度

根据国家、省和上级相关规定,依照当地自然资源档案管理工作的实际,不断建立和健全各项管理制度,使档案信息化管理工作有章可循,规开展。制度的建立应涵盖档案管理工作的每个环节,如档案资料的整理、编目、归档、保管、查阅、安全、保密等方面都必须建立相应的制度,以使各个环节的工作实现标准化和规范化。针对信息化管理的特殊性,应建立网上档案实名制查询制度,查询时必须提供准确的身份信息,由档案管理部门对其身份的有效性进行甄别,只有其符合档案信息查阅条件时,才可为其提供电子信息查询服务,以防止出现档案信息泄密问题通过各项管理制度的建立,可以明确档案信息管理及利用的责任,提高档案管理的规范化水平,使管理责任得到落实,出现问题时可以进行责任追究。

(3)       拓展信息化档案资料利用途径

积极开发和利用档案信息资料,发挥档案信息资料功能和作用。尤其是对地质资料和土地档案等信息进行充分挖掘,为有关部门对于地质和土地的利用提供参考依据。维护好信息化档案共享平台,使平台的优势得到充分发挥。拓展查询途径,查询者可利用手机、微信公众号等办理查阅事宜,开通档案信息资料在线查询的多条渠道,满足公众对信息资料查阅和使用的需求。

(4)       档案管理人员进行定期考评和奖惩

加强对档案管理人员的业务素质和思想素质的培训教育,提高他们的业务能力和思想道德水平,使档案管理人员的整体素质得到明显提升。同时,要制定工作目标责任制度,与管理人员签订管理责任状,对年度工作任务完成情况进行考核和测评。对工作成绩突出的管理人员进行奖励,在评先选优、提拔任命等方面给予优先考虑,对未完成工作任务,或工作中出现严重问题的管理人员,要进行处罚,使其汲取教训,改正不足。

总之,自然资源档案管理信息化建设中还存在一些不容忽视的问题,需要采取相应的策略和措施进行改进以利于档案信息化管理工作取得新的进展,为社会提供高效率、高质量的服务。潘志鸣

 

2021年6月18日 15:30
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