新农村建设时期如何实现医疗保障档案管理信息化

我国的社会保障体系日益完善，医疗保险的覆盖范围越来越广，医疗保障档案作为医疗保险的重要组成部分，在其中发挥着重要的作用。随着时代的发展，档案管理应改变传统的方式，逐步实现信息化，以提高档案管理的工作效率和管理水平。本文就实现医保档案管理信息化的重要意义和有效措施进行了探讨。

医疗保障档案之中包含着文书、参保、审核、财务等多种档案资料，是在多年的医疗保险经办工作中产生并逐渐积累起来的重要信息，它是医疗保障的基础性资源，在医疗保障事业中有着不可替代的作用。在全民医保目标实现的进程中，传统的医保档案管理工作显然已经无法适应医疗保障事业的发展要求，而实现医保档案管理信息化将可以解决这一发展中的问题。

1、实现医保档案管理信息化的重要意义

在医疗保障体系不断完善，参保人员越来越多，人员流动使医保信息变化频繁的情况下，医保档案管理的难度在持续增加。而传统的档案管理模式存在着效率低、容易出现错误等问题，使得参保人员在办理医保时的难度增大，影响了医保的时效性。因此，医保档案管理必须跟上时代发展的步伐，不断切实提升管理工作效率，以实现医保档案管理的信息化、科学化和规范化。实现医保档案管理信息化，可以有效提升医保办理效率，优化医保管理的手段和形式，从而降低管理成本，提高管理水平，使档案管理工作进一步顺应信息化技术的发展趋势。

2、实现医保档案管理信息化的有效措施

（1）建立健全信息化管理制度

医保档案管理部门要以实现档案管理信息化、科学化和规范化为目标，结合医疗保障工作的实际，制定并出台关于医保档案的各项管理制度，如医保档案归档制度、医保档案管理制度、医保档案借阅制度等，对医保档案收集、整理、立卷、归档进行规范，将档案资料归档工作分解到医疗保障局的每个部门，要求各部门按照归档制度的要求，对本部门产生的具有归档价值的资料进行收集整理、分类装订、数据录入等，按时间和标准要求，及时将档案资料归档，成为医保档案管理中的一部分。

（2）对纸质档案文件进行电子化转换

为便于信息化管理，要及时将纸质资料进行电子文件转化，采取提供电子文档、进行纸质文档扫描、重新录入，将图片文件和视频文件录入电子存储设备进行保存等，方便档案资料的管理、查找和利用，有利于使档案的价值得到更大的发挥。对应用比较频繁、濒临破损和重要的档案优先进行电子化转换，设立电子化档案目录，形成业务档案的条形码，在调取文档时只要对条形码进行扫描即可实现阅读和利用。

（3）设立档案信息数据库和共享平台

要设立区域性的社保业务档案信息数据库和共享平台，形成分类明确、层次清晰的档案信息管理系统，并通过网络对有价值的档案信息进行共享，使档案信息的查询和利用更加便捷、高效。对于涉密档案信息来说，应加强安全性管理，根据文件的安全等级进行加密处理，防止出现泄密问题。

（4）做好电子化档案信息的备份管理

要建立电子档案信息的备份文件夹或采取云备份的方法，确保电子档案信息不丢失、不损坏，有条件的话也可以购置存储磁盘，用于档案信息备份文件的存储。进一步做好电子文件的归档，以及电子档案的规范化管理，对档案信息进行有效的开发与利用。

（5）推进电子档案馆建设

按照档案管理业务系统的要求，加大电子档案馆的建设力度。开展电子文件的收集整理工作，要求各部门将电子文件及时归档。理顺电子档案馆的管理体制和机制，对医保档案管理领导小组进行适时调整，对目标任务重新分配，对管理责任进一步明确，完善和健全电子化档案的管理工作。

（6）完善档案管理的硬件设备设施

为档案管理配备专门的库房和办公场所，即使是推行档案信息化管理，纸质档案仍需要继续保存，因此，必须设立专门的档案保管库房，为库房配备空调和防潮设备，并配备相当数量的档案柜和档案盒，用于纸质档案资料的存放和保管。同时，为确保档案管理信息化的实现，还需通过招标采购的方式，购置信息化依托的必要的硬件设备，如电脑、打印机、扫描仪、复印机等。

（7）加大对档案信息化管理专业人才的培养

信息化技术需要专门人才和专业知识来掌控，而一些档案管理部门的工作人员有的属于兼职、有的年纪已大、有的文化水平较低，对于传统档案管理来说还可以适应，但对于信息化管理来说已经无法适应，必须对工作人员进行业务培训，打造一支思想和业务素质过硬的档案信息化管理队伍。档案管理部门应结合本部门实际，举办档案管理信息化业务培训班，采取邀请专业人员讲课和同事之间进行经验交流等方法，确保培训取得良好效果。培训的内容主要是：关于档案信息化管理的相关规定和标准，电子文件的归档与管理方法，电子化档案信息数据库建设与使用方法，档案管理与办公自动化系统的衔接技术，电子档案信息的查询和利用等。在进行业务培训的同时，还应对档案管理人员进行思想教育，使档案管理人员提高工作责任心，具有良好的法律意识和职业道德。

总之，实现医保档案信息化管理是一种发展趋势，各地医疗保障部门应积极推进医保档案的信息化建设，解决好在信息化建设过程中存在的问题，投入人力和物力，为档案信息化管理配备必要的硬件和软件，确保通过信息化技术的运用，实现档案的信息化、科学化和规范化管理。（徐月丹）